میزیتو؛ نرم‌افزار مدیریت کسبوکار
میزیتو، نرم‌افزار مدیریت پروژه
به عنوان یک مدیر باید برنامه‌ریزی کاری داشته باشم؟
میزیتو، نرم‌افزار مدیریت پروژه
بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه ساختمانی و تشکیلات کارگاهی
میزیتو، نرم‌افزار مدیریت پروژه
زندگی متاهلی و ایجاد تعادل بین خانواده و شغل
مشکلات مدیریتی | چگونه در رفع چالشهای مدیریت پروژه موفق باشیم؟
منتشر شده در ۸ ماه پیش
زمان خوانش ۵ دقیقه
انتشار ۸ ماه پیش
خوانش ۵ دقیقه
مشکلات مدیریتی و راهکارهای حل آن‌ها برای موفقیت در تکمیل پروژه
مفهوم پروژه در سازمان با چالش‌ها و محدودیت‌های آن گره خورده است. حتی در پروژه‌هایی که محدودیت زمانی مشخصی ندارند شما نیاز به مدیریت منابع دیگر دارید. از سوی دیگر در هر زمان ممکن است با مشکلاتی مانند تعارض بین اعضای تیم، مشکلات مربوط به تعیین اهداف پروژه، تغییرات اعلام شده از سوی مشتری و ... روبه‌رو شوید. برای حل مشکلات مدیریتی باید با انواع این مشکلات و راهکارهای حل آن‌ها آشنا باشید. در این مطلب میزیتو به این نکات پرداخته‌ایم.
تعریف ضعیف اهداف پروژه
یکی از مشکلات رایج در مدیریت پروژه، تعریف ناکافی و ناواضح از اهداف پروژه است. در واقع آغاز عملیات پروژه بدون تعیین اهداف مشخص درست مانند شروع سفر بدون تعیین مقصد است. بنابراین شما و اعضای تیم‌های کاری نمی‌دانند باید دقیقا چه کاری را با چه شیوه‌ای و با چه استانداردهایی و برای دستیابی به چه هدفی انجام دهند. عدم وضوح در هدف در اکثر مواقع موجب سردرگمی کارکنان و ایجاد تاخیر در انجام کارها می‌شود.
برخی از راهکارهای حل این مشکل عبارتند از:
- تعیین اهداف واقع‌بینانه بر اساس منابع موجود
- ارتقای مهارت مدیریت زمان
- انتخاب اهداف قابل اندازه‌گیری
- اولویت‌بندی کارها
تغییرات اعمال شده از سوی مشتری؛ یکی از مشکلات مدیریتی
در بسیاری از پروژه‌ها این احتمال وجود دارد که مشتری به‌طور ناگهانی تغییراتی را در محدوده پروژه و نتایج مورد انتظار ایجاد می‌کند. برای مثال در زمان انجام یک پروژه ساختمانی ممکن است مشتری نظر خود را در مورد نمای ساختمان تغییر دهد و یا مشتری خدمات توسعه نرم‌افزار بخواهد نرم‌افزار مورد نظر دارای قابلیت‌های افزوده جدید باشد.
این مشکل که با اصطلاح Scope Creep نیز شناخته می‌شود، تمامی فرآیند و کار اعضای تیم را تحت تاثیر قرار می‌دهد. در چنین مواقعی شما باید بتوانید هر چه زودتر خود را با تغییرات جدید هماهنگ کنید. این یعنی این تغییرات باید در کمترین زمان به اعضای تیم‌ها اعلام شوند. از سوی دیگر تطبیق‌پذیری با این تغییرات نیاز به محاسبات و اعمال تغییر در برنامه‌ریزی پروژه و تسک‌ها دارد و شما باید این موارد را نیز به اعضای تیم‌ها اعلام کنید. همچنین یکی از راهکارهای مهم برای حل این مشکل مدیریتی، استفاده از متدهای مدیریت پروژه چابک مانند اسکرام و کانبان است که بیشترین امکان تطبیق‌پذیری با تغییرات در محدودیت‌های پروژه را ایجاد می‌کنند.
یکی از مشکلات مدیریتی بروز تعارض بین اعضای تیم است
بروز تعارضات بین اعضای تیم‌های کاری، یک مشکل مدیریتی بسیار رایج است. تفاوت در دیدگاه‌ها و تجارب و همچنین تفاوت در ویژگی‌های شخصیتی و رفتارها از جمله مواردی هستند که باعث بروز این تعارضات می‌شوند. بروز تعرضات بخشی از زمان کاری کارکنان را به خود اختصاص می‌دهد و ادامه تعارضات می‌تواند روی بهره‌وری و کیفیت کار اثرگذار باشد. به‌همین‌دلیل مدیران باید هر چه زودتر این تعارضات را حل کنند.
برخی از راهکارها برای حل این مشکل را با هم مرور می‌کنیم:
• شناخت ویژگی‌های شخصیتی اعضای تیم برای برخورد مناسب
• استفاده از راهکارهای ارتباطی مختلف مانند برگزاری جلسات حضوری یا ارتباط ایمیلی
• اختصاص زمان کافی به طرفین تعارضات برای ارائه دیدگاه خود
• انتخاب بهترین راه حل‌ها با مزایایی برای هر دو طرف تعارض
• ایجاد محیطی امن و دوستانه با راهکارهای مختلف
مشکل عدم همسویی کارکنان
عدم همسویی کارکنان از جهات مختلفی قابل بررسی است و در هر صورت می‌تواند بر نتایج پروژه تاثیر منفی داشته باشد. یکی از دلایل بروز عدم همسویی روحیه تیمی ضعیف اعضای تیم‌ها است. این خود می‌تواند نتیجه عدم اعتماد، عدم شفافیت، مدیریت ضعیف تغییرات و تعامل ناکافی بین کارکنان باشد. ایجاد یک تیم با ویژگی‌های شخصیتی به شدت متفاوت نیز می‌تواند دلیلی برای بروز تعارضات باشد.
برای حل این مشکل پیشنهاد می‌شود از قبل از ایجاد تیم به فکر باشید. شما باید ابتدا نقاط قوت اصلی اعضای تیم و مهارت‌های مورد نیاز برای اجرای پروژه را شناسایی کنید. همچنین تست‌های شخصیتی وجود دارند که می‌توانند سطح مهارت کار گروهی را در افراد نشان دهند. با استفاده از این آگاهی‌ها تیم‌هایی همسوتر و اثربخش‌تر را ایجاد خواهید کرد.
توجه داشته باشید که فراتر از محدوده یک پروژه، عدم همسویی یکی از مشکلات عام مدیریتی و مشکلات سازمان‌ها نیز می‌باشد. یکی از راهکارهای عمومی نیز در تعیین و اعلام اهداف سازمان به کارکنان است. البته این کافی نیست؛ شما باید بین اهداف فردی و سازمانی ارتباط ایجاد کنید. ایجاد این ارتباط باعث افزایش انگیزه کارکنان برای کار باکیفیت می‌شود و همسویی را در سازمان توسعه می‌دهد.
تخصیص نامناسب منابع
در زمان برنامه‌ریزی پروژه باید منابع آن و محدودیت‌های این منابع را نیز تعیین کنید. این منابع شامل زمان، بودجه، نیروهای انسانی، تجهیزات و ماشین‌آلات، ابزارها و دستگاه‌ها و ... می‌شوند. اطمینان پیدا کنید که هر یک از کارکنان برای انجام وظائف خود به منابع لازم و کافی دسترسی دارند. همچنین با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه باید میزان کار انجام شده در هر تسک مشخص باشد. در یک بردار زمانی شما مشاهده خواهید که آیا کاری وجود دارد که احتمالا در زمان تعیین شده تکمیل نشود؟ در این صورت می‌توانید از راهکارهای لازم مانند اختصاص منابع بیشتر یا اختصاص وظیفه به فرد دیگر و ... استفاده کنید. یک راهکار مهم دیگر نیز استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت منابع است.
حل مشکلات مدیریتی با استفاده از قابلیت‌های میزیتو
بروز چالش‌ها و مشکلات در سازمان و نیز در محدوده هر پروژه امری طبیعی است و مدیران موفق افرادی هستند که پیش از بروز این چالش‌ها، با راهکارهای حل آن‌ها آشنایی داشته باشند. از سوی دیگر می‌توان از راهکارهایی متعدد برای پیشگیری از بروز مشکلات استفاده کرد. یکی از موثرترین راهکارها در این زمینه استفاده از پلتفرم‌های مدیریت پروژه مانند میزیتو است. برای مثال از میزیتو می‌توانید برای تسهیل دورکاری، حل تعارضات بین اعضای تیم با استفاده از ابزارهای ارتباطی میزیتو، پیگیری پیشرفت پروژه، مدیریت بهینه کارها و موارد دیگر استفاده کنید.
سوالات متداول
چگونه می‌توانیم در مدیریت منابع پروژه موفق عمل کنیم؟
برای تخصیص موثر منابع پروژه می‌توانید از ساختار تفکیک منابع، سطح‌بندی منابع و همچنین از نرم‌افزارهای مدیریت منابع استفاده کنید.
مدیریت ریسک پروژه چه راهکارهایی دارد؟
هر پروژه به‌طور طبیعی دارای ریسک‌هایی متعدد است. این ریسک‌ها از ابتدا باید شناسایی شوند و اقدامات لازم برای بروز مشکلات در عمل نیز اندیشیده شوند.
با کلیک بر روی این قسمت، لینک این مقاله برای شما کپی می‌شود.